SISTEM, SARANA, DAN PRASARANA TEMU KEMBALI ARSIP DI KANTOR KECAMATAN TANJUNGSARI

Abstrak

Artikel ini bertujuan untuk mengkaji dan menganalisis secara komprehensif sistem, sarana, dan prasarana temu kembali arsip yang diterapkan di Kantor Kecamatan Tanjungsari, Kabupaten Sumedang, Jawa Barat. Pengelolaan arsip yang tertib dan sistematis merupakan fondasi utama dalam pelayanan publik yang efektif, sebab arsip bukan sekadar kumpulan dokumen, melainkan representasi dari memori kelembagaan yang menjamin akuntabilitas dan transparansi pemerintahan. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi pustaka (library research), yang memungkinkan pengumpulan dan sintesis data dari berbagai sumber literatur ilmiah, regulasi kearsipan nasional, serta dokumen kebijakan pemerintah daerah. Objek kajian adalah unit kearsipan yang dikelola oleh Kepala Subbagian Umum Kantor Kecamatan Tanjungsari dengan dukungan staf bidang Komunikasi dan Informatika. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem pengelolaan, penyimpanan, dan proses temu kembali arsip di kantor tersebut telah terlaksana dengan cukup baik, efektif, dan efisien. Keberadaan ruangan arsip khusus, sekitar sepuluh unit lemari besi, map berwarna berdasarkan klasifikasi jenis dokumen, kotak penyimpanan berlabel, serta perangkat komputer sebagai alat bantu digitalisasi menjadi bukti nyata upaya serius dalam pengelolaan kearsipan. Sistem penyimpanan menggabungkan metode kronologis dan kode klasifikasi, dengan dukungan arsip digital melalui Google Drive sebagai langkah modernisasi. Meskipun demikian, masih terdapat sejumlah catatan kritis, terutama ketiadaan jabatan fungsional arsiparis profesional yang berimplikasi pada belum optimalnya penerapan seluruh standar kearsipan. Artikel ini diakhiri dengan rekomendasi strategis perlunya pengangkatan arsiparis profesional, peningkatan anggaran kearsipan, serta pembangunan sistem informasi kearsipan berbasis teknologi yang terintegrasi.